Comment améliorer son organisation et gagner du temps ?

10 conseils pour améliorer son organisation et gagner du temps !

1 – Faites des listes !

Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire.
Je vous conseille d’utiliser 3 listes:
Sur une feuille A4 : Tout ce qu’il y a faire sur le long terme
Sur un post-it grand format: toutes les tâches de la semaine ou du mois.
Sur un mini post-it: les tâches du jours à accomplir (par ordre d’importance).
Chaque soir vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu’il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes.

2- Concentrez-vous sur 1 travail et finissez-le avant de passer à autre chose !

Pour cela s’appliquer une discipline: Fermer Outlook et ne le rouvrir que toutes les 2 heures, se définir des plages de travail (par exemple en se faisant des auto-réunion dans Outlook).

3- Accomplissez le travail de réflexion en deux temps:

D’abord la recherche d’idées: revoir le but, les objectifs… et écrire ses premières idées.
Ensuite regardez les docs des concurrents, internet…
Puis reprenez les idées qui vous semblent les plus intéressantes à partir de ces 2 listes.
Laissez décanter la réflexion quelques jours, puis réalisez le document final à partir des documents de travail.

4- Evitez les distractions !

Rangez votre bureau pour n’avoir que votre feuille de papier ou votre PC sous les yeux, et mettez votre téléphone sur répondeur pour ne pas être dérangé toutes les 10 minutes.
Rassemblez en même temps toutes les activités du temps type: appels téléphoniques, réponses aux emails…
Désabonnez vous des newsletters inutiles ou envoyez-les vous à votre domicile.

5- Rangez vos dossiers !

Classez dans des pochettes les documents pour éviter les feuilles volantes et jettez les dossiers devenus inutiles.
Utilisez des outils comme Google Destop ou MSN Search pour retrouver en 1 clic vos documents, emails, fichiers… sur votre PC (au moins 10 minutes de gagné par jours !).
Archivez régulièrement votre Outlook pour augmenter la rapidité de votre messagerie et éviter que votre fichier PST ne plante. Classez vos fichiers et emails dans des répertoires: encours, à faire, newsletters…

6- Réservez vous des plages de temps pour vous faire plaisir ou réaliser des tâches « peu productives »

Réservezles périodes de la journée où vous êtes le plus fatigué ou le moins concentré (11h, 14h…) pour lire des newsletters, vérifier votre messagerie perso…

7- Imposez-vous un temps maximum pour les activités consommatrices de temps !

Vous devez fixer une durée maximale pour les tâches les plus consommatrices en temps, quitte à fournir un travail de moins bonne qualité. Vous devez être en mesure de faire un compromis entre temps passé / qualité obtenue.
S’il faut le faut imposez vous un dead line « personnelle », un challenge à accomplir.

8- Déléguez les tâches les moins importantes, et acceptez qu’elles ne soient pas « parfaites ».

Vous devez déléguer les tâches non essentielles, en acceptant qu’au départ elle ne seront pas « comme vous le vouliez » mais vous devez vous fixer un délai pour atteindre ce niveau de qualité (grâce à des conseils et un rétro-contrôle de la qualité fournie).

9- Sachez vous accorder des moments de pause après un travail

N’hésitez pas à prendre des pauses pour mieux reprendre une activité, ou vous accorder une pause supplémentaire si vous avez respecté vos objectifs.
De plus emmenez toujours avec vous un document, dossier… à lire lorsque vous êtes dans les transports, dans une salle d’attente…

10- Automatisez !

Utilisez tous les outils informatiques que vous pouvez: GPS, organizer, signature automatique dans Outlook avec « Bonjour Cordialement …. », email type de réponses, synchronisez votre téléphone portable avec outlook pour avoir vos RDV partout…

Vous avez d’autres conseils ? Ecrivez un commentaire, c’est anonyme et cela vous prendra que quelques secondes !

Pour aller plus loin, un site intéressant que je viens de découvrir depuis la lecture de cet article: www.WebWorkerDaily.com

Voici leur 5 de leurs 10 règles pour gagner du temps:

1- Ne laissez dans votre boite de réception que les emails qui nécessitent une action, sinon répondez immédiatement ou jettez le !
2 – Faites qu’une chose à la fois, s’il le faut divisez une tache en plusieurs sous-ensembles à réaliser et surtout ne commencez rien sans avoir fini un travail.
3- identifiez LA chose à faire le soir, et le matin en arrivant vérifiez avec vos emails que c’est toujours la priorité N°1.
4- Si vous recevez un email et que vous pouvez y répondre en moins de 2 minutes, alors répondez y immédiatement.
5- identifiez quand vous êtes le plus productif et réservez les activités importantes à ces heures.
… La suite sur www.WebWorkerDaily.com